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職場英語電話攻略》掌握主動留言和要求留言的英語用法

2019-05-25 19:39經濟日報 文/Buffy Kao

前言:電話留言很常見,但英語電話留言你能掌握嗎?

在國際職場上,很常會需要幫人接電話留言。基本上幫人留言有兩種狀況,一種是接電話者主動表示要留言,另一種則是打電話者請求對方幫忙留言,兩種不同狀況,提出的請求句便有差異,就讓我們就來學學一些留言英語用法,增進英文口說力吧!

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情境一:打電話者請求對方幫忙留言

S: Hello. Accounts.

J: Hi Sam. It’s Jim. Is James there?

S: No, he isn’t at his desk right now. Sorry Jim, I think he’s in a meeting for the moment.

J: Do you know when he will be free?

S: I’m not sure. I suppose he will be back around 12 because we have plans for lunch.

J: Can I leave a message?

S: No problem.

J: Please ask him to call me back.

S: Ok, I will.

J: Thanks.

情境解析:

這個情境中可知道Jim打電話到會計部門找James,不過電話是另一名同事Sam接聽,由於兩人皆直呼名字,可見彼此熟識。其中He isn’t at the desk right now表達James目前不在座位上,這個表達語非常普遍,Sam可能看到James的座位是空的,但是不確定他是出差還是只是暫時離開,所以這麼說。

後面他說I think he’s in a meeting for the moment,雖然他可能不太確定James的去向,不過猜測或許他目前在會議中,所以才不在座位上。這裡用了兩個介系詞帶出地方副詞片語,是辦公室用語常見表達語,可以學起來,非常實用。

後面Jim想知道James何時會有空,這表達他真的很迫切想要跟James說上話,或許有重要公事要談,也預告了後面留言的請求。在得知James可能中午會回來後,Jim請求Sam幫他留言給James,這時便用Can I leave a message來表達他要留言的請求,我們都知道leave有留下的意思,所以這裡是他主動要留下訊息,當然是希望對方幫他轉達給James。

在得到Sam的許可後,他留下Please ask him to call me back這樣的留言,其中ask這個動詞是請求的意思,用法是ask sb to V請求某人做某件事情,後面要用不定詞接原型動詞表達要做的事情。另外call sb back顧名思義就是回電的意思,因此Jim希望James回辦公室後能夠回電給他。

留言常見內容英文例句:

1. Can you ask him to call me back?(可以請他回電給我嗎?)

2. Can you just tell him I called?(可以轉達我來電嗎?)

3. Can you ask her if we’re still OK for six o’clock tonight?(可以問他我們晚上六點計畫是否照舊?)

4. Can you say Gordon called?(可以跟他說Gordon來電嗎?)

5. Can you tell him I rang?(可以跟他說我來電嗎?)

* 英文中表達打電話的動詞除了call(多為美式用法),ring和phone也有人用(多為英式用法)。

6. Can you tell her I’m arriving at 9?(可以跟他說我九點抵達嗎?)

7. Can you tell them it’s urgent?(可以告訴他們這很緊急嗎?)

8. Just say I will call again at 6.(就說我六點會來電。)

注意上面例句中,有三種動詞用法,ask剛剛說過是請求的意思,除了例句1的不定詞用法,注意例句3中用了一個間接問句,那麼就要用if接一個完整子句,不能只接動詞片語了。

另外say和tell的用法也是有差異,say是說的意思,因此後面要接受詞表達說話的內容,受詞都是名詞,因此可以接名詞片語也可以接名詞字句,例句4和8皆為子句,在留言情境中要完整表達概念,因此都接字句。而tell則是告訴的意思,因此用法一定要有tell sb sth,他有兩個受詞,告訴某人某件事情,所以注意受詞一定要有對象,例句2、5、6和7都有對象作受詞,後面再接傳話的內容。

情境二:接電話者主動表示幫忙留言

A: Hello, is Herman there?

B: One moment. Can I just put you on hold?

A: Yes, ok.

B: I’m sorry. He’s with a client at the moment.

A: Do you know when he’ll be free?

B: I’m afraid I don’t. Can I take a message?

A: Thanks. Can you tell him Martha called?

B: Martha. As in M-A-R-T-H-A?

A: That’s right. And your surname?

B: Thompson, T-H-O-M-P-S-O-N.

A: Ok, Martha. Has he got your number?

B: Yes, but I’ll leave it just in case. It’s 0039-4568.

A: And what’s it in connection with?

B: It’s about the website. Can you ask him to take a look at it? The website address is www.m-thompson.com.

A: Ok. Anything else?

B: Just ask him if he can call me back.

A: Sure.

B: Thanks a lot.

情境解析:

接電話的人在聽到對方要找的對象為Herman後,說Can I put you on hold表示要請對方等一下,他應該是要確認Herman是否在座位上,put sb on hold主要是表示要對方等一下不要掛電話。

後面He’s with a client為另一個表達某人不方便接電話的理由,也是由介系詞連結的地方副詞片語,表達對方目前跟客戶談事情。接著接電話者所說I’m afraid I don’t是個委婉表達拒絕、無法協助等的用語,由於兩人並不熟識,因此用語上較客氣,afraid有恐怕的語意。

後面接電話者用Can I take your message來表達他主動幫忙留言的意願,後面就是他一連串確認訊息的對話。這個對話的留言內容較複雜,首先留言者為Martha Thompson,因為接電話者不認識對方,因此要了較詳細的個人資訊,包含了對方的姓氏,後面則索取她的聯絡電話,Has he got your number這句就是要確認她的電話號碼,雖然Martha和Herman過去曾打過交道,Martha為了保險起見,還在再一次留了聯絡電話,因此她說I’ll leave it just in case。

※Leave是留的意思,just in case是為了保險起見的片語。

最後接電話者要了此次電話的主要目的,用in connection with表達和什麼有關,就是要詢問此次電話的目的為何。這是電話用語中常見的問句,值得學起來。Martha表明要Herman看一下她的網站內容,一樣用了ask的用法,並請他回電。


此次電話內容如下:

Messenger for留言對象: Herman

Name of Caller打電話來者: Martha Thompson

Telephone number聯絡電話: 0039-4568

Please call back是否回電: 

Send brochure寄送手冊: ☐

Urgent緊急與否: ☐

Message留言訊息內容: She’s like you take a look at the website: www.m-thompson.com and call her back.

以下為一段多益聽力試題(www.toeic.com.tw),相信讀者在看過文章的内容後,一定對這類型的題目有了更多的把握!

多益模擬試題:

M: Hello, is Randy Johnson available?

W: Mr. Johnson is in a meeting right now. Would you like to leave a message for him?

M: Yes please. This is Charley Cowles from Gecko Insurance. Could you please have him call me back as soon as he can? My number is 655-829-0657.

W: Sure. And can I tell him what this is regarding?

M: Sure, his one-year car insurance is up. He needs to renew it by next month. Otherwise, it will expire and anything happens before he renews it, he won’t be protected.

W: Ok, I will let him know.

M: Thanks.

1. Who does the man want to speak to?

(A) Charley Cowles

(B) Randy Johnson

(C) Gecko Insurance

(D) William Beane

2. What does the woman offer to do?

(A) Make a phone call

(B) Call Charley Cowles

(C) Take a message

(D) Page Randy Johnson

3. What does the man ask Randy Johnson to do?

(A) Send him a fax

(B) Leave a message

(C) Write him a letter

(D) Return his call

解析:

1.這題問說「男人想跟誰說話?」對話一開始就問說Is Randy Johnson available (請問Randy Johnson有空嗎?),很明顯地男人打來就是要跟Randy Johnson說話,因此正解為(B)。

2.第二句問說「女人表達要做什麼?」由於Randy Johnson正在開會,女人表示說Would you like to leave a message for him?(你要留言給他嗎?)明確表明她要幫男人留言給Randy Johnson,因此正解為(C) Take a message(幫忙留言)。

3.第三句則問說「男人要Randy Johnson做什麼?」後面男人表明自己是保險公司的人員,然後他說Could you please have him call me back as soon as he can? (可否請他盡快回電給我?)這裡用了使役動詞have表達委婉要某人做某件事情,用法為have sb V要某人做某事,後面直接接原型動詞,意思和ask類似,但是用法不同,後者要加不定詞才接原型動詞。接著男人留下自己的聯絡電話。因此答案要選(D)Return his call回電給他。

* 這裡return sb’s call等同於call sb back的意思。

本文由《English OK》提供

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