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海外出差攻略 10個英文搞定時程安排

2018-10-13 19:41經濟日報 文/羅伊伶 Janet Lo

前言:現代人經常出國,本文介紹的出差相關英文字也能用在日常生活中,即便不是商務人士也OK!

有機會去國外出差,心裡真興奮!不過,可別忘了準備好行前事項,也要確認出差的細節。此時,就會需要用到國際職場上常見的多益字彙與他人溝通,否則到當地才發現落東落西不但好糗還有失專業!

推薦

1. 確認會議細節的E-mail

首先,在安排你的交通與住宿之前,要謹慎地與即將和你開會的夥伴確認會議詳細資訊,即使已經收到對方寄來的訊息,還是可以審慎地再寄一封E-mail與對方確認。請參考以下範本:

Dear Ms. Miller,

Thank you for the meeting invitation. Before arranging my travel and accommodation, I would like to confirm the meeting schedule and details with you. From your previous e-mail, the meeting is scheduled at 10 a.m. on September 16th, which will be held at Lintel Building, Office 12, on the ground floor on Lance Street. If there is any discrepancy or change, please feel free to let me know as soon as possible. Thank you for your help.

親愛的米勒小姐:

謝謝您的會議邀請。在開始安排我的交通與住宿前,想先與您確認會議時間與細節。從您先前的來信,會議將在九月十六號上午十點開始,地點位於蘭斯街林頓大樓一樓的十二號辦公室。如果有任何異動或是改變,請盡快讓我知道,感謝您的協助。

信件一開始先禮貌地感謝對方先前的邀請,在信中提到飯店住宿時可使用accommodation一字,比直接說arrange my hotel更為恰當。會議預訂在什麼時間就用is scheduled at加上時間,而設定的位置則可使用is held at…「在某地被舉行」來描述。

Ground floor為英式用法,指的是與地表同樓層的「一樓」,而first floor在英國反而是我們台灣所說的「二樓」。美式用法則與台灣一樣是用first floor來描述一樓,但在美國某些地方仍可能出現ground floor一詞做為「一樓」之意,尤其是在電梯裡看見一個「G」字按鈕,通常指的就是與地表同層的「一樓」。

若會議資訊有改變,或與你收到的訊息有「差異」,便可用discrepancy這個字,表示與先前得到的資訊「不一致」,也可以使用difference。

假若會議資訊與已知資訊有落差,當然希望對方能盡快通知你,所以在信中特地用較輕鬆的語氣強調feel free to let me know as soon as possible(不用介意、很隨意地隨時與我聯絡),其實重點是在客氣地請對方能越快讓你知道正確資訊越好,以免行程安排出差錯。

2. 電話聯絡飯店人員

現在多數的飯店與機票訂購都已經網路化,所以不太需要電話上溝通,但有時網站上有些資訊仍然寫的不夠清楚,或直接表示contact the concierge for more details(更多細節請與服務台聯絡),最常出現這種情況就是在airport shuttle機場接駁車,此時就需要直接打電話與飯店人員聯絡,可參考以下對話來做詢問:

Customer: Hi, I’ve booked a room under the name of Mr. John Liu, and I will arrive at your hotel on September 15th. I have a few questions about your shuttle service.

Staff: Sure, Mr. Liu. How may I help you?

Customer: I would like to confirm if you have free airport shuttle service. If you do, what is the specific schedule?

Staff: We do provide free shuttle pick-up service for our guests. However, a reservation has to be made three days in advance. Our shuttle will be waiting for you outside of Gate 5, Terminal 3, at the pick-up point at the designated time.

旅客:嗨,我在你們飯店訂了一間房,訂房大名劉約翰,我會在九月十五號抵達你們飯店。我有幾個關於接駁車的問題想請教一下。

飯店人員:沒問題劉先生,我能如何協助您呢?

旅客:我想確認你們有沒有提供免費機場接駁車的服務。如果有的話,接駁時刻表是怎麼排的?

飯店人員:我們的確有提供顧客免費接駁服務,但是必須在三天前先行預約。我們的接駁車會在第三航廈五號出口外的接送點,在指定時間等候您。

對話一開頭,劉先生先向飯店人員提出訂房大名under the name of某人。接駁車的英文是shuttleshuttle bus,但有些飯店不見得是用小巴士的車型,而是用轎車來接送客人,因此有時會說shuttle pick-up service而非shuttle bus service。

飯店人員回覆確認有此服務,但是必須在三天前先行預約,in advance就是「預先」的意思,必須把「時間」three days放在in advance前面,才是正確用法。

飯店人員也清楚說明shuttle會停的詳細地點,通常在機場外都會有一個pick-up point專門用來停駛接駁車的接送點。由於車子需要預約,所以會有designated time您所指定的預約時間,用designate「指定」的被動式作為形容詞「指定的」。

看完以上的出差確認溝通方式,是否對國外出差的行前準備安心了一點呢?我們就用以下多益測驗練習題來測試你對這篇文章中提到的多益單字的了解程度吧!

1. Linton Student Hall provides fully furnished accommodation, shared kitchen, washroom facilities and __________ such as television, Internet and cooking utensils.

(A) tools

(B) devices

(C) amenities

(D) appliances

2. The money will be transferred to your designated account __________ three business days.

(A) for

(B) later

(C) during

(D) within

解析:

1. 正解為(C) amenities設備。「林頓學生宿舍提供裝潢完整的住宿環境、共用廚房、衛浴設備以及包含電視、網路及廚具用品等設施。」

選項(A)工具、(B)裝備、(D)家電用品,因此僅符合此句句意。

2. 正解為(D) within。「此金額將會在三個工作天內轉入您指定的帳戶中。」

若選擇(A) for意思會變成「耗費三天」、(B) later不應出現在時間之前。若選(C) during則是指一個需要在一段時間之內才能完成的過程,但轉帳是一次性的動作,並非持續性的動作,因此僅選項(D) within「在一段時間內」完持此動作的這個介係詞符合此句句意。

本文由《English OK》提供

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