職感心教練／善用框架 提升工作效率

當解決問題時卡關、思緒陷入無限迴圈而跳脫不出來時，就會有人提到要「破框、跳脫框架、別自我設限」，彷彿框架只會限制我們的想像空間。但如果框架不是枷鎖，反而是一套工具，你覺得它能如何幫你降低決策疲勞、提升決策效率？

許多創業家都有鮮明的穿著風格，例如黃仁勳的黑皮衣、祖克柏的灰T恤配牛仔褲。而據輝達前員工提到，黃仁勳連email也追求極致效率，固定格式、雙倍行距、每行一句，幾乎不超過六行，因為「TL、DR」（Too Long、Didn't Read；太長、懶得看）。

這些作法，都是他們所設立的一個個框架，減少穿搭、看信件的決策成本，把腦力留給更重要的事。所謂「框架（Framework）」，其概念是指一個提供基礎結構、規則或準則的「骨架」或「基礎」，讓自己（或對方）可以在此基礎上進行更有效率、更有組織性的工作。

或許你會認為，大老闆當然可以要求員工按照他們的規則（框架）做事情；然而，每個人都是自己的老闆，所以也可以想想，如何建立自己的框架，減少作選擇的次數與時間，提升決策的品質，做自己的主人。

其實我們在日常生活中，已經有了框架的經驗，但卻不自知。例如，每日起床後的盥洗順序、生活作息等，都已經內化成為習慣，不加思索便會自動按照習慣去做。還有那些事物有必要去建構起屬於自己的框架呢？建議可以從日常言行中去思考以下二種條件：

一、需要標準化與一致性。建立框架（如SOP、Checklist）能確保每次任務、作業的基礎品質和流程都有固定的作法。

例如，個人制定檔案名稱、歸檔目錄與版本規則，以建立知識庫與文件歸檔框架；或屬於「不定期會再來一次、不同人做同樣的事、做錯代價高或交接成本高」的作業，如新人報到、員工離職手續、公司簡介與報告的模板、請採購作業等業務內容等，可以納入考量。

二、需要提高效率與減少認知負擔。將重複性的決策或步驟納入框架，讓大腦專注於更複雜、需要創造力的地方。

例如，主管經常一句話交辦任務，你便可以建立一個固定問句的模板：「目標與期限為何？對應窗口是誰？可以動用哪些資源？」若你是一位主管，參加會議便可以問：「現在狀況如何？下一步要做什麼？目前有什麼風險？預防機制？需要什麼資源來協助你？」

高手除了知道框架的限制，懂得適時地思考如何跳脫；也能理解無論處理個人作業、團隊合作，或在思維邏輯、行為模式上，需要建立何種框架來幫助自己降低選擇障礙，將寶貴的腦力運用在更有價值的事情上。