行銷線上／導入系統 三點建議

當企業規模擴大、營運複雜度提升，「導入系統」幾乎成為中小企業主或高階經理人無法迴避的議題。挑選一套合適的系統，如客戶關係管理系統、ERP企業資源規劃或各種SaaS服務，並順利導入，是提升企業效率和客戶滿意度的關鍵。

然而，該選擇什麼樣的系統？如何判斷系統符合企業需求？導入後又可能遇到哪些問題、如何因應解決？

舉例來說，客戶A是一家SaaS 新創公司，營運長K來諮詢的問題是，想要導入一套系統，從銷售前業務管理到銷售後的客戶成功管理，如何衡量選擇系統？

以往常見方式之一，公司會邀請不同的系統商來比價，公司則經由系統商的各種介紹，快速有個範圍內的概念，而缺點是可能做不到較廣闊面向的企業策略設計。導入單一系統後，若無法與其他功能的系統產生綜效，企業內部將發生資訊孤島狀態。

企業成長的不同階段，對系統的需求與選擇邏輯截然不同。將企業概分為以下三種階段：

階段一：新創期，適合用工具學流程。對於流程尚未定型的新創團隊，建議選擇內建標準作業流程的工具，例如Salesforce、 Odoo或Zendesk發展已很成熟的系統，這類工具能幫助公司在實際使用中，逐步建立流程意識與邏輯。

階段二：成長期，用工具補流程。這時候是最常見、也最容易誤踩地雷的階段，企業已有一定營收與部門分工，但流程多半仰賴員工記憶與非正式表單。

例如，一家跨國物流公司，其客戶範圍涵蓋台灣、日本、美國和東南亞，但卻將「訂單出貨」、「庫存管理」、「採購記錄」全部塞在同一張Excel表單中。這樣的做法將造成資料錯漏與交接困難。

這類企業應選擇像Ragic、Airtable這類彈性高的工具，先局部導入、逐步優化，才不會造成內部反彈。

階段三：成熟期，用系統整合流程。流程清晰、部門分工明確的企業，則應思考如何將流程整合並提高自動化程度。這時候才值得談客製化、API串接與整合型 ERP。例如，曾經有一家已進入 IPO準備期的公司，需要在不同部門之間導入串聯的系統架構，避免資訊斷層。

導入系統工作，需要的是思維轉變，那不僅是工具升級，更是流程與公司文化的重塑。先有這個認知後，提供三個建議，幫你選對系統工作：

建議一：盤點你的流程，而非「需求」。很多人選系統時會說：「我想要進銷存、我想要CRM、我想要報表匯出。」但這只是功能清單，並不等於真正的流程。請先問自己：「業務部門的訂單，會流去哪個部門？有哪些欄位是每個部門都會重複填寫的？」

建議二：預估資料變化頻率與組織彈性。曾經在一家電商客戶合作時，發現他們商品上下架與促銷活動變動非常頻繁。這樣的業態就不適合動輒半年才能改版的系統，反而需要有低程式碼能快速調整結構的平台。

建議三：別急著找廠商，先找能站在你這邊的人。很多老闆在選工具時，面對一堆報價與簡報常常無所適從。這時找一位能站在「甲方」立場的顧問，可以幫助你拆解每家系統背後的邏輯，甚至協助你組合不同工具，打造真正合適的工作流。

導入系統與其說是挑選工具，不如說是企業重新定義「我們想要怎麼工作」。選對系統，是為了讓企業的每一步都更一致、更有效率、更有彈性。而選系統的第一步，其實是選擇一種更清晰的思考方式。