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組織氛圍(Organizational Climate)又稱為組織氣候,指的是在特定的情境之下,組織成員在互動過程中,所形成的一種觀感與知覺。簡單說,氛圍是一種氣氛,雖然見不到、摸不著,卻可以真正讓人感受到。
一般來說,氛圍會在組織成員之間,開始逐漸蔓延、感染及影響,最後形成一種組織文化。一個新人或新任主管,從報到之日起,首先就必須能夠了解組織文化,而後才能逐步融入群體。
個人在職場30年經驗中,發展出一套量測組織氛圍的簡單方式。簡單說,以組織中人與人之間(指員工與員工之間、主管與部屬之間及員工與客戶之間)的距離,推斷組織氛圍。
例如,辦公室中人與人之間有說有笑,聊天南地北,聊生活瑣事,即可簡單推斷氛圍偏屬活潑且開放,此時可逐步加入交談以融入群體。若是人與人之間,交談小聲甚至欲言又止,則可推斷氛圍偏屬封閉且嚴謹,此時應避免主動與人攀談或長篇大論,以免讓人產生負面觀感甚或遭到排擠。
閩南語有個形容詞「目色好」,指的就是覺察氛圍的能力佳。因此,能夠「察言觀色」才能掌握相處與互動的分寸,也才能夠適應組織文化。那麼要如何覺察組織的氛圍?以下三種招式提供參考。
第一招:用耳耐心傾聽,聽出弦外之音
「閉上嘴,睜開眼,豎起耳」,這是我就讀陸軍士官學校時,教官在教導「埋伏課」時,對於我們的三大要求。多聽且少講是重點,要能聽懂對方表達出的真正意思,如此才能夠獲取正確的情報。
例如,主管問你「現在很忙嗎?」絕大多數是想要交代其他工作給你,而不是關心你忙不忙。
第二招:用眼仔細觀察,看出言外之意
觀察同事的互動情形,是職場人性的實際展現,尤其組織遇事時,同仁是互相幫忙還是彼此推卸。有時候表面上的逢場作戲與實際上的行為舉止,存在極大的落差,即所謂「人前拍拍手,人後下毒手」。例如,在職場上有些人私下議論公司政策,公開場合卻閉口不談,真正的意圖是想慫恿他人去衝撞政策,自己好坐收漁翁之利。
第三招:用心同理思考,想出因應之道
經驗豐富的管理者,可以從一些枝微末節的不起眼之處,嗅出蛛絲馬跡,推敲出組織的氛圍,透過換位思考來體會,既有的態勢與氛圍的形成緣由,進而融入群體,而後也才能夠有機會改變或翻轉,甚至建構或形塑組織氛圍。
《論語.為政》子曰:「多聞闕疑,慎言其餘,則寡尤;多見闕殆,慎行其餘,則寡悔。」大意是多聽,不要急著說出沒把握的話,即使胸有成竹,說話也必須謹慎,如此一來才能減少錯誤;多看,不要急著做出沒把握的事,即使有十足把握,行動也必須力求謹慎,如此就能減少發生令人後悔的錯誤。簡言之,就是察覺環境的變化,進而調適自己行為。
新世代管理者,必須養成「覺察」的敏感度,進而提升自己適應群體的能力,方能迅速融入團體。
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