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管理前哨站/效率+效能 建構競爭優勢

辦公室示意圖。pixabay
辦公室示意圖。pixabay

本文共1149字

經濟日報 林隆儀(文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)

效率和效能的中文字非常接近,一個字之差,常讓人搞不清楚兩者的意義與差別。換個角度從英文字來看,兩者的差別與意義就很清楚了。

效率的英文Efficiency,通常是指投入資源與產出的比值,比值愈大,表示投入少、產出多,努力少、績效佳,這種現象稱為有效率或效率高;反之則為無效率或效率低。企業資源有限,沒有浪費的本錢,沒有試誤的機會,追求有效率或高效率,被認為是管理工作最基本的要求。

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效能的英文Effectiveness,是指投入的資源或努力若有助於達成目標,稱為有效能,無助於達成目標稱為無效能。效能也稱為效果,用效果來取代效能比較容易瞭解。工作產生良好效果(達成目標),表示有效能;反之則為無效能。

企業競爭非常激烈,稍有不慎就會大虧其本,略有失誤就會落入敗部,要在敗部力爭上游,就難上加難了。企業經營不只是要追求有效率,還要特別講究有效能。簡單來說,有效率的使用有限資源,精準指向所要達成的目標,這是企業展現競爭力的最高管理準則。

管理工作千頭萬緒,經理人日理萬機,面對層出不窮的問題,不但要迅速理出頭緒,還要有效率的達成目標(有效能),常會陷入手忙腳亂的窘境,以致造成既無效率,又沒有效能的敗相局面。

例如公司的重點目標是要拓展國際市場,各部門經理人用盡心思,各自認真規畫相關作業,儘管計畫周詳,但是卻搞錯方向,忽略或遺忘目標,把資源用在維護國內市場,沒有用來拓展國際市場,這樣的結果當然無助於達成目標。

這種有效率,但卻沒有效能的管理作為,效率愈高,距離所要達成的目標愈遠,勢必會造成對公司傷害愈大的後果。

造成這種現象的原因很多,最主要是忽視目標的重要性與價值,缺乏溝通,沒有達成共識,落得「各有一把號,各吹各的調」的下場。經理人對目標的重要性與價值的認知,扮演關鍵性角色,他們所接受的管理訓練、素養與執行力,對達成目標具有決定性影響。此外每一個部門順暢的溝通,圓滑的協調,瞭解共同目標,達成高度共識,更是組織達成目標不可或缺的要件。

目標是管理工作所要達成的標的,也是經理人展現領導力與績效的里程碑,因此目標的設定必須慎重其事。設定目標必須要有所本,本著科學方法與精神,用心思考,嚴謹設定,而不是喊口號式的「高喊目標」。質言之,高階層主管完成目標設定之後,還需要和各部門充分溝通與協調,達成高度共識,再由各部門經理人負責傳達與說明,做到人人知所當為,知所應為的境界。

深入解析效率與效能,會發現有下列四種組合,各具有不同的管理意涵:

一、無效率、無效能:這是最糟糕的現象,放牛吃草,無人理會,毫無意義。

二、有效率、無效能:偏離目標不自知,虛擲資源,出力不討好,於事無補。

三、無效率、有效能:牛步化管理,即使達成目標,已事過境遷,時不我與。

四、有效率、有效能:實踐管理的精髓,創造競爭優勢,樹立最佳管理典範。

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