• 會員中心
  • 訂閱管理
  • 常見問題
  • 登出

職場巡禮/電子公布欄 溝通利器

本文共990字

經濟日報 張俊鴻(資深資訊主管)

國內有一家電商總經理,上任首要變革就是公司的電子信箱。他提到,內部有多個電子郵件信箱,收發信或內外聯繫時都不確定用哪個信箱,嚴重影響工作效率和溝通。

目前幾乎沒有一個組織沒有用電子信箱來溝通,但若作為組織內部的溝通,電子信箱先天存有許多缺點,例如當有人離職時,相關的往來可能就斷了連絡;當一個電子信箱送給許多人時,信箱的空間就需要上百倍,甚至於上千倍;電子郵件難以分類及整理,導致新人進到組織,過往的傳送訊息就無法了解與學習等,所以以電子信箱作為組織內部的溝通,並不是十分有效,建議改用電子公布欄。

推薦

一個有效的電子公布欄,具有下列的八種特性:

一、聚合:相關類型的訊息聚合在一起,才能發揮效用。例如:法規、會議紀錄、傳閱資料、新聞剪報、工作報告、工作手冊、作業程序、教育訓練等等。

二、相關連結連動:利用分類及關鍵字作為訊息相關來源,不僅相互連結,有需要時,還能夠連動檢索出來。

三、單一資料結構:要把這麼多類型的資料、文件、訊息聚合在一起,應該要有一個統合的格式,稱為單一資料結構,有了單一資料結構,訊息才容易聚合。

四、組織及業務分類:組織都會有組織架構及業務項目,跟市面上的搜尋引擎之檢索不同,藉由組織架構分類及業務項目分類,檢索訊息時能更為精準,更契合組織的需要。

五、權數演算法:訊息可以藉由最新、熱門、推薦,及藉由上述三者權數所計算出的優選,來進行排序,藉由權數演算法的計算及排序,以符合使用者的需要。

六、多維度檢索框架:藉由訊息的種類、組織架構分類、業務分類及檢索功能,等於是做一個多維度的矩陣交集,檢索出的訊息,可以非常的精準。

七、須有訊息授權:一般網站或系統的授權,通常都使用角色授權或者功能授權,但因為訊息可能會有敏感性的關係,有些訊息並不適合提供給其他人閱覽,所以要針對每一筆訊息授權。

八、以平台方式建構:用平台的方式建構,可應業務緊急或特殊需要,以極短的時間(例如三小時到三天之內),就可以建構另一個主題式網站。如知識管理系統、內容管理系統、主管資訊系統、重要訊息公告系統等,均屬於這種性質的網站,都可以使用這一種平台方式的電子公布欄系統來建構。

當組織建立電子公布欄後,自然成為員工的入口網站,一個有效的電子公布欄,不是只有把訊息放上網站這麼單純,應參考上述八種特性,這樣建構出來的電子公布欄,才真正會符合公司及員工的需求,成為公司的核心網站,這樣對組織的溝通才有助益。

※ 歡迎用「轉貼」或「分享」的方式轉傳文章連結;未經授權,請勿複製轉貼文章內容

延伸閱讀

上一篇
數位行銷/簡單明確 設計社群「行動呼籲」
下一篇
連鎖效應/聚焦顧客的兩項運作
數位訂閱|彭博

相關

熱門

看更多

看更多

留言

完成

成功收藏,前往會員中心查看!