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ESG最前線/數位化四步驟 善用法規鑑別

本文共823字

經濟日報 吳育宏(威煦軟體開發公司總經理)

所謂「法規鑑別」(法規鑑定),就是一個企業或組織為了確實做到守法,去盤點「需要遵循哪些法規」的過程。

在複雜、多變的經營環境下,法規鑑別對企業的重要性不斷提升。

推薦

過去管理者可能把守法與合規(compliance)視為企業運作的「最低門檻」,僅交辦給人力有限的法務部門或身兼數職的管理者來負責,輕忽了法遵管理的重要性。

實務運作的真相是:當各項法令規範不斷變動更新,未做好法規鑑別的企業其實已經暴露在違法的風險中而不自知。

程度輕者受到主管機關的裁罰,重者帶來損失龐大的工安危害,損及企業形象的傷害更是無法量化。

正因為法規鑑別工作的複雜性、繁瑣性、時效性,數位科技能夠帶來的附加價值也最明顯。

威煦軟體過去在協助企業進行法規鑑別工作「數位轉型」的過程,我們把它分為四大步驟。

一、建題庫

從範圍廣泛的各主管機關、各種法源,篩選出適用於自身組織的法規有哪些,亦即建立專屬自己的「適用性法規清單」。如同考生要參加考試之前,最重要的功課就是掌握完整的題庫,才能做好萬全的準備。

二、寫考卷

指派各項查核任務到不同單位,並進行實地的查核工作。多數企業的查核任務會橫跨不同單位,時間也會拉長到數周、數個月不等,查核結果的紀錄透過雲端解決方案(SaaS, Software as a Service,軟體即服務),最能有效打破空間、時間的限制,達到標準化與效率化的目的。

三、打分數

管理者審查各項查核任務的完成率、合格率,如同幫所有考生「打分數」。傳統紙本作業在這個階段,同樣面臨極大的挑戰。

因為人工作業與統計,往往在查核任務全部結束後才能看到結果。但是透過雲端軟體,管理者可以隨時掌握當下的進度與不合格項目的高風險區(熱區),及早提出管理對策。

四、做課輔

針對不合格項目的追蹤改善,再一次又是數位科技可以大展身手之處。根據我們過去的輔導經驗,管理水平愈高的企業,愈是針對改善事項是否逐項落實到位「斤斤計較」。

數位科技經常把「細節裡的魔鬼」毫不客氣的抓出來,大幅降低風險危害的發生。

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