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數位沛方/釐清問題順序 提出解決方案

在和企業開會討論解決問題的方案時,有時會聽到企業說:「我們也知道有許多不足的地方,但說真的,我們毫無頭緒,沒辦法有系統整理出問題。報系資料照
在和企業開會討論解決問題的方案時,有時會聽到企業說:「我們也知道有許多不足的地方,但說真的,我們毫無頭緒,沒辦法有系統整理出問題。報系資料照

本文共949字

經濟日報 王如沛

在和企業開會討論解決問題的方案時,有時會聽到企業說:「我們也知道有許多不足的地方,但說真的,我們毫無頭緒,沒辦法有系統整理出問題,即便真的討論出幾個問題點,礙於資源有限,無法同時進行修正,結果最後又擱在那邊過了一年,然後被對手拉大差距!」如果你的企業有這類狀況,應該考慮用以下談到的方式幫忙整理思緒,找出可以盡快執行的項目,我以一間有生產自有品牌商品的企業為例:

首先,做出一個表格,把我們對於企業未來的期待及面臨的課題分別列出,例如期待提升客單價、提升會員忠誠度、提升決策素質,而這些期待所對應的解決方案就是我們的課題。

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透過發想,面對這些期待,企業可能會整理出,例如發展二代商品來提高客單價、規劃會員分級制度及優惠提升會員忠誠度、定期安排學習時數提升同仁的決策素質等課題。

列出期待與課題後,下個動作是是開始調整順序。因為發想的過程,每個人想到的期待與課題順序會有所不同,所以要把企業重要而且重視的期待項目與課題往前排序,這樣就能整理出現階段到底該怎麼分配要投入人力及資源的順序。

當然也會有企業在這卡關排不出順序,此時可搭配決策矩陣的加權計分法,針對企業當前重視的調性來作加權計分決定順序。

常見的加權項目包括:成效性(做了是否效果顯著)、可行性(是否可以順利達成)、創新性(是否獨特有話題)、風險性(是否容易失敗),依照企業當前在乎的角度決定加權比重。

不過要留意,老闆往往想要追逐成效性,但有時員工因怕出錯而喜歡選擇可行性,中間需要仰賴平時的溝通,養成不怕犯錯但要及時修正的文化,才容易推動。

接著,我們要在兩者交叉的位置間,寫下可採取的行動,例如在發展二代商品與提高客單價的位置,寫下商品部7月前提出二代商品的設計稿,在提升決策素質與安排學習時數時,可以寫人事部10月規劃好明年度的培訓項目。

填寫過程中,務必要確保每個欄位都有指定的負責人、完成的期限、執行的項目等三項要素,否則就會變成內容曖昧不明,推託不去執行的藉口。

有改變的意願,對於企業都是好事,只是在面對有限的資源及變動的環境下,更需要用有架構的方式,去評估接下來該進行哪些項目,並透過PDCA模式——計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act),不斷進行檢視與優化,才能成為更有競爭力的企業。

(作者是知名數位行銷顧問)

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