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時間管理/提升工作效率 掌握四重點

本文共908字

經濟日報 廖堉博

自從因應疫情停課之後,在家讓孩子自主學習變成一件很重要的工作。某天我和太太嘗試著教小一的孩子使用Google Calendar,讓他把一天該做的功課登錄上去,並且也規範出休息和玩樂的時間。

當然,孩子永遠有一套自己的邏輯:「哎呀,我把明天都規畫成看書了,那我就不用寫作業了!」傻孩子,這後面可還有父母親檢查作業的時間呢!頓時間我覺得,只要方法正確,提早讓孩子接觸3C,似乎也沒有什麼不好。

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曾經有90後的同事問我:「常常看你一早就來,好像不停不歇的一直工作著,還要一邊回答同事各種問題,但偏偏你又可以準時下班,在一天當中,你真的可以把工作都做完嗎?」

答案是肯定的。我第一份在外商的工作,是接受德國人的管理,他們在數字以及時間的管理上可說是嚴謹到了極點,只要掌握以下重點,幾乎沒有做不完的工作:

一、關鍵時刻

如果把一整天的工作視為一體,那在這一天當中往往有某些時間點是不可忽視的關鍵時刻,例如一早對於行事曆的再確認,幾點必須得外出開會等,一旦這一天你沒有確認行事曆,後面會跟著一系列系統化的崩潰,先是錯過了會議、再來就會忘記出門,所以處理好關鍵時刻,能確保最基本的順暢。

二、必要任務

與時間點無關,指的是你要掌握好不可替代的資源,例如會議前沒有準備好議程和資料,會議就會開得荒腔走板,浪費的可不只是一個人的時間。必要任務通常是準備性質,要把後續的工作所需的資源準備好,一旦失敗或是忽略就會招致嚴重後果。

三、系統處理

意指一些在工作當中領悟的技巧,跟熟練度有關。一個老練的管理者,要檢視一個流程是否合理,或是根據手上資料快速產製出簡報,通常都很有效率。你往往會看到老一輩的人善用紙筆、引用框架,快速放上整理過的結果,拋棄多餘的資訊和解說,只要熟練,任何工作在技巧及工具上、結合節奏,大多都可以讓事情變簡單,甚至可以發展出自己一套方法。

四、疊合時間

指具有疊合性質的任務處理時間。根據輕重緩急有效地分類手上的任務,第一時間把工作交代出去,透過有效的分類和交辦,即便自己沒有經手一些關連性的任務,但可以同時間進行多項工作。

持續練習上述觀念,尤其是反覆地在每天的開始,盤點自己的工作和時間,相信很快就能看到效果。(作者是海德拉網絡創辦人)

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