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專案管理/善用決策模式 決定輕重緩急

本文共938字

經濟日報 張子謙(科技公司專案管理部門處長)

三年前為了開拓新市場,我成立一個新單位,負責將生產技術移轉至海外代工廠,許多作業需要重新調整甚至增加流程來對應。經過這幾年的運作,該是時候把這些作業流程化,流程標準化,同步思考是否有優化的空間。於是請專案經理盤點,將所有的工作業務按照優先順序條列出來,再逐一檢討。

然而,專案經理對於輕重緩急的判斷,與主管的認定有一段不小的差距,因此。我請他依據「艾森豪決策矩陣」重新思考後再做一次分類。它是一個二乘以二的矩陣,縱軸是重要程度,橫軸為緊急程度,協助你在生活或工作上,按照重要與緊急性分類,擬定優先順序:

推薦

一、緊急且重要:須立即完成的工作項目。這些工作非常重要,必須盡快「優先辦理」,例如來料品質異常造成生產中斷、客戶抱怨處理等。

二、不緊急但重要:可安排時間逐步完成的工作。這類是屬於重要的長期目標或工作,因此可妥善排定時程再逐一完成。例如優化生產技術移轉作業、4M變更管理、年度稽核計畫等。

三、緊急卻不重要:可委派給他人的工作。這類工作需要立即完成,但不一定非得親自去處理,可將這些工作委由其他成員協助。相關例子包括行政作業,或是臨時招開但目的不明確的會議或電話。

四、既不緊急也不重要:須剔除或有時間再做的工作。這類工作會分散注意力,應盡可能避免,在許多情況下,可直接忽略或取消此類工作。譬如跟催不必要的報告進度,或從事非核心的作業上。

這項決策矩陣,可以幫助我們依據重要與緊急性「視覺化」手上的工作項目,並充分利用有限的時間,專注在優先度高的項目上。

但即便提供了這樣的一個框架,專案經理重新整理後的結果,對於輕重緩急的認知仍被個人偏誤影響,與實際運作的需求尚有一段差距。這是因為職位的高低、價值觀、經驗與歷練、專業能力的落差所致。

於是我請他再將「對客戶影響最大且在意的因子」納入評估,重新調整四個象限內的項目與排序。

經過這樣一輪的盤點,聚焦在前二個象限內,且能夠妥善安排執行的順序,接著便可以展開細部規畫,逐項的展開檢討與審查,最後再予以標準化。

前美國總統艾森豪曾說:「最緊迫的決策通常都不是最重要的。」他之所以有能力在時限內完成任何事情,在於他有能力分辨「真正重要和緊急」的事,並且決定「處理事情的優先順序」。經驗與能力需要累積,透過活用決策模式與持續練習,提升決策品質與能力。

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