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業務最前線/讓數據說話 溝通大加分

本文共926字

經濟日報 吳育宏

進行商務簡報時,我們常有機會引用各種「數據」,像是生產量、銷售量、進出口金額等。但是為何同樣提出數據,有些人可以產生很強的說服力,有些人卻讓讀者比較無感,癥結原因在於引用數據的方式。

全球報告倡議組織(Global Reporting Initiative,GRI)針對永續性報告的編制方式,提出「定義報告書品質」的六項原則,我認為也非常適用在商務簡報。把這六項原則轉換為上台簡報「引用數據」的技巧,任何人都能有效提高溝通影響力。

推薦

一、準確性(Accuracy):當你在簡報過程提到:「本公司製程良率高達90%」,追根究柢的聽眾就會想知道:「數據是怎麼計算的?」包括:計算公式、數據來源等,力求掌握精準、具體的細節,是最基礎也最重要的第一步。

二、平衡性(Balance):如果講者從頭到尾都「老王賣瓜」,只提到自己的優點,反而讓聽者產生「真的嗎?」的疑慮,畢竟世界上很難存在完美的企業、產品或個人。適度談論自身的缺點或限制(反向論述),例如:「我們的製程還有以下項目需要繼續改進」,可以達到「平衡報導」的效果,反而有助於提高可信度。

三、清晰性(Clarity):為了確保訊息可以清晰的傳達給別人,簡報過程最好找出簡短、好記的關鍵字,協助串聯起講者、聽者雙方的注意力,同時以條列方式歸納摘要重點,最後就是多用淺顯易懂的語言(大白話)。

四、可比較性(Comparability):「本公司製程良率高達90%」,如果沒有一個比較的基準(benchmark),聽者可能感受不出它有多好或多壞。此時你可以引用另一個數字,例如:業界平均水準(跟別人比)、該產線三年前的良率(跟自己比),別忘了現實世界的好與壞,大多是比較而來的「相對值」,而不是絕對值。

五、可靠性(Reliability):要淡化「球員兼裁判」的印象,引用的數據最好來自客觀第三方,例如;獨立檢驗機構、客戶證言等。這就如同社群媒體上的一句消費者反饋,威力大過廠商的十句廣告包裝。

六、時效性(Timeliness):在這個資訊變動快速的時代,我們都不喜歡「過了賞味期」的資料,盡可能擷取最新的數據,甚至和當下熱門的議題結合在一起,絕對有助於提高聽者的興趣和專注力。

(作者是B2B業務專家、BDO副總經理)

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