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專案管理/風險評估 要有所本

本文共975字

經濟日報 張子謙(作者是科技公司專案管理部門處長)

缺料危機自去年到現在一直沒有解除,料況極不穩定,須隨時保持警覺與彈性的應對。專案經理若因缺料造成的任何變更,而面臨出貨壓力與品質疑慮的衝突,「判斷能否生產」便是一項極具挑戰的任務。

一支負責管理代工廠的團隊,突然接獲通知,供應商原定交期跳票,二個月後代工廠便因缺料而停線;由於所缺的料影響的是次要功能,緊急與客戶討論,進行設計變更,移除該功能,在二個月內必須完成所有變更與驗證,及時導入代工廠生產,避免影響客戶、公司與代工廠的營收。

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此次缺料影響二家代工廠,於是各派一位專案經理,負責這次緊急變更管理專案。經團隊的通力合作,已經完成了設計變更、工程上的確認與代工廠試作,樣品也通過客戶的驗證,但還有幾項可靠性測試,與部分次要缺失待改善,確定無法於量產前完成。二位專案經理召開量產前判定會議,決定是否同意讓代工廠進入量產時,卻對於判定的依據與結果有了不同的看法。

專案經理A,因為客戶端的測試已經完成,試作過程也沒有甚麼問題,認為可以判定進入量產,開始生產;專案經理B,查檢了判定書所須完成的項目,還有幾項須耗時較長的可靠度測試尚未完成,代工廠也還遺留一些非主要的缺失,認為不能進入量產。

二位專案經理的判定結果南轅北轍。專案經理A僅依據客戶測試結果以及工程上的確認,未評估尚未完成的測試與未解問題的風險,便同意進入量產,日後一旦出問題,仍是公司必須要解決。

而專案經理B則完全按照標準作業程序,只要有一項不符合,便不同意量產,不願冒任何風險,雖能確保品質,卻無法準時生產。

我請他們重新思考,基於什麼樣的條件,面對客戶要求準時量產的壓力,又須兼顧三方(客戶、公司與代工廠)的利益,承擔可控的風險,同意代工廠生產呢?過與不及,對於交期或品質都有一定的風險,要有所「本」的評估風險,支持你所做出的判定結果。

他們重新審查變更點與影響的範圍和所有測試結果。發現主要的風險在於可靠度測試尚未全數完成,但基於設計變更後的測試、工程驗證與可靠度關鍵測試項目均已完成,雖有遺留的缺失,在不影響功能之下,與客戶討論,要求代工廠提出對策做改善,給予有條件的承認,同意代工廠生產。

外在環境隨時變動,專案經理須具備靈活的應變能力,以及整合既有數據、評估可控風險的判斷能力。最終二位專案經理有了一致的評估標準與依據,在客戶同意非主要的缺失限期改善,且因關鍵測試均已完成,而及時的同意量產。

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