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身處製造業,也能每月在家工作三天!邁向混合辦公的台泥,結果如何?

 經理人/提供
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本文共1558字

經理人 採訪‧撰文 吳美欣

去年 5 月,本土新冠肺炎疫情爆發,在全國宣布進入三級警戒前,台泥企業團就宣布啟動在家上班,連負責生產水泥的廠房都施行遠距辦公。

疫情趨緩後,台泥企業團恢復回公司上班。不過在家工作的經驗,卻讓台泥企業團改革了工作制度,包括:員工每月可以申請在家工作 3 天,等同小型混合辦公,每年也提供 3 天有薪照顧假,優於法令規定 7 天無薪照顧假。

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制度實施前,也有部門主管擔心「員工會不會濫用」,或者工作無法如期進行,但是從 8 月至今,台泥企業團人力資源部資深協理劉鳳萍觀察,員工都是有需要時才會使用,工作也沒有延宕的情形,「我必須講,台泥企業團推這個制度推得很順利。」

邁向國際化系統升級,成疫情間遠距工作利器

在疫情前,台泥企業團就已經為遠距溝通做好準備。2019 年因應集團國際化的進程,升級了會議室的音響設備、線上視訊系統、雲端管理系統、虛擬網路 VPN,結果不到 2 個月,就爆發全球新冠疫情。

台泥和平廠長魏家珮回想,去年台灣因為疫情實施遠距辦公初期,由於工廠 24 小時不停工,現場一定要有作業人員,這些人雖然無法遠距辦公,但公司提供他們宿舍,減少通勤移動的感染風險,辦公室人員則實施遠距。

魏家珮表示,一開始確實會擔心很多事情沒辦法聯絡,譬如工廠製造流程分成生料、熟料、水泥,輪班主管不一定都是該領域專業。但是實際執行後,就發現沒有想像中困難,他們透過手機群組、虛擬網路 VPN,遠端監控製程狀況,確保溫度、壓力是否正常;每日透過晨會和午會了解同仁工作情形,台泥也有一套系統,可以計算每天應有的產量量能,「走了幾天後,工作就很順。」

疫情時,他們也加強與員工的聯繫,送員工蔬果箱、推出線上體育課程,讓員工感受到公司的關心,員工自然就會遵守公司規範。也透過 LINE、電子郵件、公司平台積極宣導正確的工作態度,雖然不用出門,但還是要讓自己看起來「正在工作」,譬如,視訊會議時開鏡頭、上班時換上輕鬆但不過度休閒的服裝,培養組織的遠距工作文化,看不見員工的時候,就更需要用簡單的方式,傳達重要的事情。

遠距工作期間,透過視訊鏡頭,員工的家庭環境變得更為清楚,也讓他們思考還有什麼方式可以協助員工。目前台泥企業團每月開放讓員工有 3 天可以在家辦公,天數雖然不多,但員工的反應卻是這樣「剛剛好」,因為認為實體溝通還是比較有效率。

WFH啟發思考:如何助員工兼顧工作與家庭?

劉鳳萍指出,制度推行的關鍵在於了解員工需求,必須先掌握員工屬性,哪些單身、哪些有年幼小孩或年長親戚需要照顧;再來思考比重如何拿捏,依照各產業、各企業規模都有所不同,才能推出符合員工需求、又不會對企業造成負擔的制度。

以台泥企業團為例,集團 4000 多人中,約有 1/3 員工的小孩在 12 歲以下,他們就針對家庭照顧需求較高的族群進行訪談,發現不少員工反映,雖然要照顧小孩或父母,但是他們在家也可以工作。

「以前沒有經過 work from home,大家不會思考這件事,經過 work from home,反而會產生如何兼顧工作跟家庭的思考。」

劉鳳萍表示,混合辦公其實不難,重要的是不要計較過程,而是去看員工有沒有達到目標,創造一個有包容性又能持續成長的組織。

魏家珮

台灣水泥和平廠廠長,畢業於文化大學地質系,負責礦山運作與問題分析、水泥廠運營與實務管理。

劉鳳萍

台泥企業團人力資源部資深協理,台灣師範大學工業科技教育學系研究所碩士。負責集團人資策略規畫、人才培育與發展、薪酬制度設計、員工溝通等。

※本文由《經理人》授權刊載,未經同意禁止轉載。

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