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管理錦囊/別被框架綁架

本文共819字

經濟日報 張子謙(科技公司專案管理部門處長)

一位身為主管的同事,最近向我訴苦,明明很清楚地把工作內容交辦下去,結果部屬錯把「馮京當馬涼」,將某件重要任務搞得亂七八糟,不僅浪費團隊資源,也延遲了原本答應交付給客戶的期限。

往往認為確實已經把事情交代得很清楚,但所收到的結果往往事與願違?明明希望能舉一反三,如果說一,別人反饋給你的就只是一而已。這就是受到「框架效應」的影響,由於工作歷練深淺、專業程度不同,以至於處理事情的態度,對該事物的認知體悟都大不相同,所塑造出來的框架也跟著相異。

推薦

「框架」在哲學上的定義是:人的知覺與想法,總是遵循特定的脈絡、特定的觀點,或是特定的評價標準與假設,這些脈絡、觀點、評價標準、假設,即可稱為框架。

被限在自我框架的我們,會相信自己經明確的表達,並且以客觀的角度,條理的陳述來傳達給對方;殊不知所傳達的話語、文字與訊息,都是在以自我為主的框架中完成。

然而,對於接收訊息的對象而言,很可能是一知半解,或有時礙於主管部屬的關係,即使不甚理解或自以為理解之下就去執行任務。可想而知,不但不用期望產出有價值的成果,也影響到工作效率,更無法建立起合作的默契。

那麼,在我們察覺到這框架造成的誤解或影響,該如何降低差異,提升溝通的效率與工作的效果呢?

首先需要改變溝通的框架。由於接收訊息的人所理解的,並不等於發出訊息者所傳達的內容,嘗試用最能幫助對方所能理解的方式表達,然後讓對方將理解的內容回饋出來,使雙方知道彼此認知還存有多少差距,進而修訂傳達的方式。

若涉及內容與技術有關,那就要用對方聽得懂的話,去告訴他不懂的事,再請對方提出他所理解的內容來取代問問題。

一旦建立起溝通的框架之後,接著便是透過系統來持續改善。所謂「系統」指的是「流程加上管理」,而「管理」又包含了「控制與回饋」。

我們可以將一件一件任務或工作,透過流程運作做即時回饋,並在關鍵節點進行審查,確保執行方向與階段性產出是正確無誤,若有出入,便可以即時修訂,避免在交付產出物時才發現有誤,屆時就為時已晚!

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