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職場菱規則/展現專業…我學到當頭棒喝的一課

本文共1118字

經濟日報 丁菱(影響力學院創辦人)

年輕時總以為有應變能力勝過事前準備,尤其面對自己無法控制的事情,總認為計畫趕不上變化,變化趕不上一通電話,再怎麼準備還不如應變能力強來得妥當些,所以年輕的時候總是靠機靈來解決突發事件,有時候還沾沾自喜,找了這個藉口不肯花時間去準備太瑣碎的事情。

直到發生一件事情,我才頓悟自己怠惰的心,從此我收起輕忽的心態,嚴謹的面對即將會發生的事情,做好最充足的準備。

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創業初期有一位國際技大廠的亞洲總裁來台灣視察分公司,順便想評估一家公關公司負責他們的形象規畫,那時候藉由媒體的推薦找上了我。那一次我攜帶了公司簡介就去飯店跟他碰面,那次碰面我們相談甚歡,他也展現對我公司及團隊的興趣,直到最後他問我說,「Olive,你把合約拿出來吧!我們可以簽個一年的合約。」我也很自然地回答,「好,明天我再準備好送給你簽。」沒想到他竟然很訝異的看著我說「你難道沒有準備備忘錄(memorandum)或是想和我們合作的準備嗎?」我愣了一下,有點汗顏。

我永遠忘不了以下這段話,他說,「我過不久就要去趕飛機了,你有沒有想過我極有可能變卦?這中間我或許會改變我的想法?」

這句話對我當頭棒喝,是我太輕忽這個碰面,這麼重大的機會竟然沒有做足準備。

的確機會是不等人的,訂單只有簽下的當下才是握住的,口頭或意象的都還有一步之遙,我不懂把握機會,下一秒可能就飛了。

我無話可說,真誠的跟他表達我的疏忽,告訴他,我馬上準備文件到飛機場跟他碰面。

我非常感謝他給我上的一課,讓我開始認真了解做個專業的顧問的流程和細節。現在我在重要事件但無法把握結果時,會設想可能發生的每個情境,並且為這些可能情境擬好解決方案。

尤其是在幫客戶執行重大活動或者是危機案例時,必須模擬可能的情境及解決方案,這都是要確保結果沒有意外,專業服務就是要避免意外。

之後我和這位客戶成了好朋友,他才告訴我,是因為他特別支持我這樣獨立的創業家,所以願意破例給我一次機會,否則以他的個性和專業訓練,沒準備好的人他絕對不會給第二次機會,因為他會從這些小事情來判斷一家公司是否會為他的企業形象管理做最好的準備。

這件事情對我後來創業的態度影響甚大,我之前的個性總是很隨興,覺得很多事情都會又變卦,所以船到橋頭自然直,有應變能力就好。自從這次經驗以後,我就會多設想接下來的活動可能會碰到的各種狀況,所有發生的流程都會在我的腦海裡演練一遍,然後思考應對措施,確保所有事情都是在自己預料之內,如果都想過一遍,最後還是發生不可預料之事,再啟用應變能力,至少可以把傷害減少到最低。

真正的專業必須包括從交付任務的開始到完成的中間過程,都可以一致性的讓客戶感到安心和信任,若有可能意外也盡早讓客戶知道,調整他的期望值,讓可能的意外也變得也沒有意外。

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