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當「黑天鵝」與「灰犀牛」成為常態，環境變化與動盪往往就在瞬息之間。在這變動的年代，27歲外商CEO是如何善用敏捷式管理，讓公司從40人壯大到300人，並且以更高效的方法迅速回應市場需求？
活用看板管理，「敏捷管理」三大重點：
排定優先順序，讓看板保持「活的」、「流動的」、「透明的」三原則。
推薦善用「快速通道」處理插件，避免打亂團隊節奏。
遵循WIP限制，避免多工，進行中事項不超過五件。
近幾年，面對快速變動的市場，「敏捷管理」四個字成為顯學，即使你不身兼管理職，也會被公司期待在行為上要比以前更敏捷、更靈活。
源於軟體工程業的「敏捷管理」，從Google、亞馬遜（Amazon）一路延燒到各產業，連美國FBI也看齊，背後最大推力便是傳統流水線式的管理模式，已無法應對「唯一不變就是改變」的世界。
這股「敏捷風」近年吹向台灣，新加坡商鈦坦科技戰略顧問、台灣敏捷協會創會理事長林裕丞，就是箇中好手。
林裕丞於2005年加入新加坡商鈦坦科技，公司規模從3個人一路成長到在現在300多人，產品遍布150國。公司發展歷程看似順遂，實則在路途中遭遇不少阻礙。
「在大約40人的時候，我就發現公司沒辦法長大了，人員一直流動，資深員工越做越累，新人也無法銜接，我感覺未來一片黑暗。不知道怎麼走下去。」
離職率高達26%、經驗無法傳承、團隊運作不順，林裕丞坦言遭遇難以突破的瓶頸。直到2014年接觸源自矽谷的「敏捷式管理」，他抱著「死馬當成活馬醫」的心情將敏捷導入公司，沒想到員工離職率一路下降到5%，單一產品的業績則成長了4倍，鈦坦新加坡總公司及台灣分公司，更分別拿下「2018亞洲最佳企業雇主獎」、「2019台灣最佳企業雇主獎」等殊榮。
體驗到敏捷帶來的巨大轉變，林裕丞「一試成主顧」，於2018年創辦台灣敏捷協會，之後更索性辭去總經理一職，立志成為敏捷管理傳教士，從成立「Yves黑手阿一」部落格開始，如今成為各大企業的敏捷顧問，也受邀參與國內外的敏捷管理峰會演講。在敏捷圈提到「黑手阿一」，沒有人不認識這位行動派的實踐者。
近期，林裕丞不僅集結眾人經驗出版了《敏捷生存指南》一書，也將他這幾年來跑敏捷的實戰心法化為線上課程，在「天下學習」的網站上與大家分享，課程中他也針對企業如何善用「看板」控管工作進度，給出幾項方法與提醒，以下是他解答導入敏捷管理常常失敗的解方。
一、為什麼我的看板沒有用？三原則避免「死的」看板。
很多公司跑敏捷會使用看板，因為它是非常簡單好用、且不需要鉅額投資的管理工具，只要有筆、有便利貼、有白板，80%跑敏捷的公司都能輕易做到。
一般來說看板會有四個區域，第一個是「待辦事項」，哪些東西規劃要做；第二個是「進行中」，哪些工作已經著手進行；第三個是「待檢視」，確認項目做完以後的準確度以及是否符合需求；最後就是「已完成」的部分，通常以一周為一個迭代做檢視。
看板有很多不同表現方式，團隊可以依照自身的需求、工作模式及進程編輯去做編輯。但看板看似簡單，在實際運用上卻可能流於形式而障礙重重，其實一個好的看板，至少要符合「活的」、「流動」、「透明」等三大原則。
1.活的：
什麼叫做活的？前面說到看板上的待辦事項可能有1到100，是依照優先順序排列而來。但隨著時間推移及市場的變化，待辦事項也要進行彈性調整。例如當團隊發現第5個待辦事項的Ｂ產品好像比較重要、市場反應可能很好，就要即時把B產品挪到第一順位，讓看板處於隨時可調整狀態，以符合商業目標。
如果待辦事項不是活的，沒有隨時調整，代表團隊沒有收到外面市場的反饋。
2.流動的：
很多人會反映看板沒有用，工作事項放了一、兩星期內容都沒有改變，這就代表看板沒有在流動。一個會流動的看板，今天看跟明天看內容進度是不一樣的，其中關鍵在於儘量將工作事項切細，細到可以看到流動為原則，例如將目標拆解到半天以下，甚至兩、三個小時為單位都沒關係。
3.透明的：
透明的看板代表團隊能看到某個項目是誰在做、什麼時候開始做、什麼時候結束？透明的看板就像溪水，可以看到底下有多少魚在游，同仁間知道負責人及進度，也更方便補位及協作。
二、老闆臨時插件怎麼辦？善用「快速通道」掌控節奏。
有時候老闆難免會有插件，可是團隊已經有排好的優先順位時該怎麼辦？除了評估插件是否有打亂順位的價值外，可以在看板上建立一個「express way」：快速通道，在快速通道的東西就是插件，大家看到看板就能知道數量有多少。
「就我過去的經驗， 80%的東西是團隊日常規劃好的，20%或者更少的插件數量則是可以允許的。」雖然敏捷歡迎變動，但在一個迭代中最好還是盡量把插件數量降低，在下一次迭代再重新排序，才能讓團隊的節奏維持。
三、工作項目很多，敏捷跑不動？落實WIP：每周不要超過五項。
我們每個人的專注力都是有限的，團隊專注力也是有限的，如果進行中的工作事項有30件、40件，團隊其實就不知道要怎麼樣去處理。大家都知道平行處理一件事情，就是所謂多工，其實對工作效率是大打折扣的。
所以看板上通常會有「WIP(work in progress)限制」，就是進行中的工作事項最好限制在三到五樣以內，滿了就不要再拿工作，先專心把進行中的工作完成，才知道下一步要往哪走。
許多企業導入敏捷管理的失敗率很高，林裕丞觀察原因往往出在：「拜敏捷而不是跑敏捷。」換言之，主事者並沒有把敏捷最核心的拆解目標、小步快跑、動態修正的精神落實在團隊目標管理上；另一個根本關鍵是，企業並沒有建立開放溝通、人人參與的平等文化，導入敏捷管理注定失敗。
林裕丞殷切提醒：「敏捷管理不是懂工具應用而已，管理的心態、團隊文化才是最後能否成功的要件！」
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