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Google、Amazon、FBI都用的管理方法 27歲外商CEO把公司從40人變300人

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學會敏捷管理, 27歲外商CEO讓公司從40人壯大到300人

本文共2439字

Cheers:快樂工作人 作者/黃奕霖 圖片來源:卓杜信

當「黑天鵝」與「灰犀牛」成為常態,環境變化與動盪往往就在瞬息之間。在這變動的年代,27歲外商CEO是如何善用敏捷式管理,讓公司從40人壯大到300人,並且以更高效的方法迅速回應市場需求?

活用看板管理,「敏捷管理」三大重點:

排定優先順序,讓看板保持「活的」、「流動的」、「透明的」三原則。

推薦

善用「快速通道」處理插件,避免打亂團隊節奏。

遵循WIP限制,避免多工,進行中事項不超過五件。

近幾年,面對快速變動的市場,「敏捷管理」四個字成為顯學,即使你不身兼管理職,也會被公司期待在行為上要比以前更敏捷、更靈活。

源於軟體工程業的「敏捷管理」,從Google、亞馬遜(Amazon)一路延燒到各產業,連美國FBI也看齊,背後最大推力便是傳統流水線式的管理模式,已無法應對「唯一不變就是改變」的世界。

這股「敏捷風」近年吹向台灣,新加坡商鈦坦科技戰略顧問、台灣敏捷協會創會理事長林裕丞,就是箇中好手。

林裕丞於2005年加入新加坡商鈦坦科技,公司規模從3個人一路成長到在現在300多人,產品遍布150國。公司發展歷程看似順遂,實則在路途中遭遇不少阻礙。

「在大約40人的時候,我就發現公司沒辦法長大了,人員一直流動,資深員工越做越累,新人也無法銜接,我感覺未來一片黑暗。不知道怎麼走下去。」

離職率高達26%、經驗無法傳承、團隊運作不順,林裕丞坦言遭遇難以突破的瓶頸。直到2014年接觸源自矽谷的「敏捷式管理」,他抱著「死馬當成活馬醫」的心情將敏捷導入公司,沒想到員工離職率一路下降到5%,單一產品的業績則成長了4倍,鈦坦新加坡總公司及台灣分公司,更分別拿下「2018亞洲最佳企業雇主獎」、「2019台灣最佳企業雇主獎」等殊榮。

體驗到敏捷帶來的巨大轉變,林裕丞「一試成主顧」,於2018年創辦台灣敏捷協會,之後更索性辭去總經理一職,立志成為敏捷管理傳教士,從成立「Yves黑手阿一」部落格開始,如今成為各大企業的敏捷顧問,也受邀參與國內外的敏捷管理峰會演講。在敏捷圈提到「黑手阿一」,沒有人不認識這位行動派的實踐者。

近期,林裕丞不僅集結眾人經驗出版了《敏捷生存指南》一書,也將他這幾年來跑敏捷的實戰心法化為線上課程,在「天下學習」的網站上與大家分享,課程中他也針對企業如何善用「看板」控管工作進度,給出幾項方法與提醒,以下是他解答導入敏捷管理常常失敗的解方。

(圖表製作:Cheers團隊)
(圖表製作:Cheers團隊)

一、為什麼我的看板沒有用?三原則避免「死的」看板。

很多公司跑敏捷會使用看板,因為它是非常簡單好用、且不需要鉅額投資的管理工具,只要有筆、有便利貼、有白板,80%跑敏捷的公司都能輕易做到。

一般來說看板會有四個區域,第一個是「待辦事項」,哪些東西規劃要做;第二個是「進行中」,哪些工作已經著手進行;第三個是「待檢視」,確認項目做完以後的準確度以及是否符合需求;最後就是「已完成」的部分,通常以一周為一個迭代做檢視。

看板有很多不同表現方式,團隊可以依照自身的需求、工作模式及進程編輯去做編輯。但看板看似簡單,在實際運用上卻可能流於形式而障礙重重,其實一個好的看板,至少要符合「活的」、「流動」、「透明」等三大原則。

1.活的:

什麼叫做活的?前面說到看板上的待辦事項可能有1到100,是依照優先順序排列而來。但隨著時間推移及市場的變化,待辦事項也要進行彈性調整。例如當團隊發現第5個待辦事項的B產品好像比較重要、市場反應可能很好,就要即時把B產品挪到第一順位,讓看板處於隨時可調整狀態,以符合商業目標。

如果待辦事項不是活的,沒有隨時調整,代表團隊沒有收到外面市場的反饋。

2.流動的:

很多人會反映看板沒有用,工作事項放了一、兩星期內容都沒有改變,這就代表看板沒有在流動。一個會流動的看板,今天看跟明天看內容進度是不一樣的,其中關鍵在於儘量將工作事項切細,細到可以看到流動為原則,例如將目標拆解到半天以下,甚至兩、三個小時為單位都沒關係。

3.透明的:

透明的看板代表團隊能看到某個項目是誰在做、什麼時候開始做、什麼時候結束?透明的看板就像溪水,可以看到底下有多少魚在游,同仁間知道負責人及進度,也更方便補位及協作。

二、老闆臨時插件怎麼辦?善用「快速通道」掌控節奏。

有時候老闆難免會有插件,可是團隊已經有排好的優先順位時該怎麼辦?除了評估插件是否有打亂順位的價值外,可以在看板上建立一個「express way」:快速通道,在快速通道的東西就是插件,大家看到看板就能知道數量有多少。

「就我過去的經驗, 80%的東西是團隊日常規劃好的,20%或者更少的插件數量則是可以允許的。」雖然敏捷歡迎變動,但在一個迭代中最好還是盡量把插件數量降低,在下一次迭代再重新排序,才能讓團隊的節奏維持。

三、工作項目很多,敏捷跑不動?落實WIP:每周不要超過五項。

我們每個人的專注力都是有限的,團隊專注力也是有限的,如果進行中的工作事項有30件、40件,團隊其實就不知道要怎麼樣去處理。大家都知道平行處理一件事情,就是所謂多工,其實對工作效率是大打折扣的。

所以看板上通常會有「WIP(work in progress)限制」,就是進行中的工作事項最好限制在三到五樣以內,滿了就不要再拿工作,先專心把進行中的工作完成,才知道下一步要往哪走。

許多企業導入敏捷管理的失敗率很高,林裕丞觀察原因往往出在:「拜敏捷而不是跑敏捷。」換言之,主事者並沒有把敏捷最核心的拆解目標、小步快跑、動態修正的精神落實在團隊目標管理上;另一個根本關鍵是,企業並沒有建立開放溝通、人人參與的平等文化,導入敏捷管理注定失敗。

林裕丞殷切提醒:「敏捷管理不是懂工具應用而已,管理的心態、團隊文化才是最後能否成功的要件!」

※本文由Cheers:快樂工作人授權報導,未經同意禁止轉載。

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