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誰不具解決問題的能力?恐怕不是屬下,而是主管!

圖片來源:pixabay
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本文共2080字

專欄作家 洪雪珍

我兒子剛去上班時,說到教導他們的學長概分兩種,第一種很肯教,說明清楚,又有耐心,第二種只想「噹」人,看你跳坑之後,再鄙夷地說:「你是唸哪個系的,連這個也不會。」其實,在教人這方面,主管也大致分成這2種。你想想看,屬下與第二種主管的關係會好嗎?答案是當然不會。

我問兒子,他希望學長怎麼教他?他說:「我通通沒做過,完全不懂,但是我肯做肯學,所以第一次跟我說明清楚之後,帶我做一遍,後面我就可以自己來!」這就是年輕員工的心情。我最近讀韓國翻譯書《我們,MZ世代 》,裡面有一篇談到年輕人希望主管如何交派工作,一致是—「指令越清楚越好!」

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可是,很多主管不這麼想,反而是抱怨年輕員工不喜歡動腦,遇到問題不會主動去思考,解決問題的能力很差。接著,這些人都會強調,未來最重要的能力之一是解決問題的能力。於是他們就會面露憂心地說:「我真擔心這一代,以後他們怎麼辦呀?」

這的確是,世界經濟論壇曾經列出未來最重要的三種能力,第一個便是解決問題能力,第二是思考能力,第三是創新力。但是,年輕員工不會解決問題,會不會有可能是主管沒有跟上時代?在有些問題上,現在年輕員工希望主管親自教,而不是讓沒做過的他們自己去解決。

這麼一來,反倒是主管必須清楚判斷:

1.哪些問題該主管教?

2.哪些問題可以讓員工去解決?

昨天教課時,有個例子說明這件事有多重要!先是有個學生走過來跟我道謝,因為他聽了我的話,做了一件事,很奇妙地,他的主管在態度上有了改變,這讓他開心,不再視上班是痛苦的事,也不再有離職的念頭。

他新到這家公司未久,對很多事都很陌生,已經夠令人緊張,又碰到主管屬於「你看著辦」型,只分派工作,卻不下任何指令、不給任何指導,就要他一個人去解決。一開始,他摸不清楚主管的管理風格,不敢多話,悶著頭去做。結果是經常做錯或白做,讓他很挫折,懷疑自己能力不行,很想離職。

主管帶人,最錯誤的迷思

上了我的課之後,他決定不要做一個「唯唯喏喏」的屬下,便鼓足勇氣去跟主管溝通,把事情問清楚才做。其實,他剉得要命,心想可能工作不保,而場面的確也有些僵。可是後來他主管的態度有些改變,派了工作之後,會走過來在他桌上丟一些文件,然後說:

「這些資料是以前的檔案,你看了就知道。」

或是列出一些工具或技能,跟他說:「這些工具,你自己去學。」

主管還是沒有教他,不過他已經很慶幸,因為主管肯給他一些方向,告訴他去摸會哪些事、學會哪些能力,讓他覺得不再走在大霧中。從這個互動看起來,這位主管有2個問題:

1.起初,他以為屬下不需要教,來上班就應該勝任所有工作。

2.後來,他還是以為屬下不需要教,能幹的屬下應該自己摸會所有工作。

在帶人上,很多主管都有這個普遍的迷思。有的是民主派,認為主管不要下太多指導棋,左右屬下的思想;有的是過來人,年輕時沒人教,完全靠自己摸索,現在也要屬下嘗嘗苦頭;有的是根深蒂固認為,要多磨練屬下,屬下才會具有解決問題的能力……甚至,有主管是這麼想的:

「要我解釋這麼多,跟我自己跳下去做有什麼差別?」

年輕世代求的是「正解」,讓他做對事

可是這些苦心,屬下不會感受到,他們只會認為:「我的主管不肯教人,想要藏一手。」「我的主管不會教人,表達力太差。」他們最歡迎主管直接給正確答案,以及最有效的方式。至於要他們自己找答案,他們不會認為主管在磨練他們,反而是另一種出乎意料之外的想法:

「主管明明知道怎麼做是對的,為什麼要浪費我們的時間,這很沒效率!」

「主管明明知道怎麼做會錯,為什麼要我們經歷錯誤,這很沒道理!」

這一代是網路原生代,連吃飯都要上網查找CP值最高的餐廳、要約會就看youtube學會每個步驟,更別說在職場了,他們要的是「正解」,直接告訴他們答案,直接把事情做對,這才是工作!2016年韓國求職平台saramin調查發現,員工鬱悶的第一個原因是「主管給不合理的指示」,可見得他們要的是清楚的指令!

3種情況,判斷需不需要教導

所以,交派工作時,主管不妨判斷一下,決定哪些問題要教、哪些問題可以放手讓員工自己去處理:

1.這件事,員工從未做過

那麼,最好說清楚做事方法與順序,再帶著做一遍,提醒過程中注意哪些細節,以減少犯錯,提高成功機率,幫助員工建立做這件事的信心。

2.這件事,員工有做過類似的

那麼,最好說清楚哪些部分可以參照、哪些部分要做改變,並且明確規定員工的權限範圍,讓他有一定程度的自主性,幫助他下次能獨立作業。

3.這件事,員工已經做過

那麼,最好仍然清楚提醒注意的地方,再放手讓員工自己去做,並要求他定期回報進度,隨時修正,這會讓員工覺得主管民主授權,而且信賴他的能力。

在指導員工時,如果主管能做到以下3個原則,也就是指令越具體越有效果,幫助他們越來越能幹,自己就會越來越輕鬆:

1.最好是口頭說明

2.最好是有範例參考

3.最好是有SOP

可見得不是員工不會做事,而是主管可能不會教人。當主管在抱怨員工不會解決問題之前,恐怕得先自問,這些問題究竟是應該自己教好,還是放手給員工去解決,這才是聰明且負責任的好主管。

本文摘自「洪雪珍fb粉專」,以及洪雪珍創辦的「第二曲線學院」

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暢銷職場作家。學歷為政大新聞系、台大商學所;歷任yes123求職網-副總經理、自由時報-行銷經理、台北愛樂電台-協理兼行銷總監、聯合報-主編;著作有《要獨立老,不要孤獨老》﹑《你的強大,就是你的自由》、《哪有工作不委屈,沒有工作你會更委屈》、《失業教我們的事:想吃雞腿,就別勉強啃雞肋》等。

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