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職場巡禮/虛擬辦公模式 掌握四關鍵

本文共1065字

經濟日報 洪俊元(Dropbox 亞太區業務負責人)

面對未來的不確定性,保有彈性並且擁抱數位工具,似乎已成為未來主要的辦公型態。不少企業普遍開始思考未來的工作組織及方式該如何設計,才能快速回應大環境所帶來的變動。

相對於我目前身處的新加坡,因台灣疫情較緩和,多數公司都已回到辦公室上班,然而也有些企業意識到絕大多數員工的辦公方式長期的WFH而開始轉變,進而開始提供靈活性更高的辦公方式。

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調查顯示,相對於傳統產業的從業人員,在資通訊、網路和媒體產業裡的員工,有超過一半的人可以全時遠距辦公,也有一半的人因業種的關係(如服務業)、數位工具資源不完備等限制,必須維持實體工作的方式。

為了縮小企業在數位轉型上的差距,企業可以考慮採用以下四招 ,打造一套全新的架構,作為設計虛擬優先工作模式的原則。

一、 Bricks : 將辦公室想像成一個社交場域

虛擬優先最大膽的想法,就是賦予辦公室一個全新的定義,成為一個「社交場域」。辦公室的空間將不再受到制式化的辦公桌椅所限制,而是一個全新型態的開放式協作空間,為員工提供咖啡廳、座位、會議室和白板。因此,有些企業偏好打造一個協作空間而非辦公室。

二、Behavior : 將企業文化打造成一個數位化體驗

在一個數位化的環境下,企業應建立起一個透明公開且富有彈性的工作規範,讓不管是實體或是遠距辦公的員工都能共同遵循,避免造成機會不平等的狀況產生。研究顯示,由於遠距工作相對於實體工作能夠與主管互動的機會相對較少,遠距辦公的員工獲得晉升機會相比於在辦公室辦公的員工來的低。

三、Blueprint : 彈性建立在明確的原則上

台灣有些企業開始實施他們自己設計的「未來工作」計畫,允許員工在家工作並給予彈性的工作時間,並提出「協作時間」,以同步或異步的方式工作。

這一概念不僅打破了台灣公司傳統的協作方式,例如每天開不完的會議,這種新型的方式重塑了營運和工作模式,為員工創造更加數位化和愉快的工作體驗。

四、Bytes : 選擇對的數位協作工具並正確使用

在2021疫情下,台灣員工工作型態的調查中,儘管有超過66%的員工希望能夠輕鬆地在實體工作和遠距工作中自由切換,仍然有52%的企業領導者傾向於重新設計工作空間,以適應混合工作模式。

從中可以發現,遠距工作的預期和實際比例之間存在一定程度的差異,僅有38%的員工實際落實遠距工作。因此,企業應選擇好上手的數位協作工具,並給予員工使用這些工具所需的相關指引,以利保持彈性工作的流暢度。

隨著AR、VR發展快速,元宇宙的新興世界也即將來臨,企業是該順著這股風潮,透過數位化程度的提升來場華麗轉身,擁抱「虛擬優先」的工作模式。

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