• 會員中心
  • 訂閱管理
  • 常見問題
  • 登出
notice-title img

歷時三年,經濟日報突破百萬會員。感恩時刻,獻上「三重好禮」回饋!

邀請您前往活動會場,有機會獲得iPhone14、咖啡機、AirPods等多項好禮!


不再通知
明天提醒

電子發票應注意的風險分析

本文共1245字

經濟日報 周芳(上海富拉凱會計師事務所 中國註冊會計師)

電子發票雖然好用但還是有發票真偽鑑別、報銷入帳、歸檔管理等不同面向的風險。

自從2013年京東開出大陸第一張電子發票後,電子發票在大陸逐漸取代傳統的紙質發票,這是因為電子發票非常好操作,例如可以線上申領,快速領用又無需等待,加上紅沖電子發票無需像紙質發票那樣,必須收回已開具的正數發票,而且以電子發票交付給購買方也無需快遞,既安全便捷又沒有丟失風險,很多現實生活中,購買方還可自行開票及時入帳。

推薦

問題是電子發票也有缺點,特別是在如發票真偽鑑別、報銷入帳、歸檔管理等方面的風險,值得台商在享受電子發票好處的時候多加留意。

一、發票真偽鑑別

不論是紙質發票還是電子發票,企業都可以通過「國家稅務總局全國增值稅發票查驗平台」查驗發票真偽。財務人員在獲取電子版本的發票後,可以通過發票閱讀軟體,直接驗證發票真偽,這比平台驗證更為快捷。一般財務人員拿到紙質發票後,都會通過紙張質地、防偽浮水印、印章清晰度等細節,初步判斷發票真偽,然後再通過平台查驗。若電子發票被人用修圖軟體修改再列印出來,那單純的人工就完全無法判斷真假,也就是說,拿到假的電子發票比起拿到假的紙質發票可能性更高。

二、重複報銷

如何避免同一張電子發票被重複列印入帳,是台商在使用電子發票時要注意的重點,問題是要達到這目的並不容易,多數公司都是通過建立發票池來檢驗重複性。對報銷業務量小的企業來說,以簡單的excel錄入收到的所有發票再識別重複的發票號碼即可,但報銷業務量大的企業,就應該使用專門的發票池軟體,將收到的發票掃描入庫,可比對隨時鑑別重複報銷的發票。但不管怎樣處理,不是耗費人力就是耗費軟體成本,企業應積極採取預防措施,才能杜絕電子發票重複報銷的情況。

三、歸檔管理

電子發票和紙質發票具有一樣法律效力,電子發票更大的優點,是可以不列印,就直接以電子型態存檔,簡化會計工作並節省成本,事實上,電子發票電子化歸檔的試點工作是從2021年2月開始,今年5月公布了第三批試點驗收通過的名單共518家,以大陸有數千萬法人企業的規模來看,電子化的歸檔還不能馬上實現。

台商要注意的是,不能只歸檔列印出來的紙質發票,2020年3月大陸檔案局就要求,如果是以電子發票的紙質列印件作為入帳歸檔依據,那就必須同時保存電子版本發票,這對企業的報銷提出了很高的要求,不僅要搜集電子版本發票,還要有能力關聯到相對應的記帳憑證上去,雖然大部分ERP軟體都可以實現這個功能,但目前很多企業還未關注這項歸檔要求,ERP軟體也未傾全力協助歸檔電子發票,對沒有ERP軟體的企業來說,就需要花更多人力或物力成本來滿足這些要求。

四、發票紅沖

有些紙質發票紅沖,開票方必須收回開出的藍字發票,對電子發票來說就沒有這項要求,開票方可以直接紅沖。但若遭遇銷售方惡意紅沖發票,受票方已入帳發票,發票都已失效卻還不自知,就會出現問題。雖然財務人員在入帳當時也可以確認發票真偽和紅沖狀態為何,但入帳後就難以隨時監控發票狀態。

(本文發自上海,網址www.mychinabusiness.com)

※ 歡迎用「轉貼」或「分享」的方式轉傳文章連結;未經授權,請勿複製轉貼文章內容

上一篇
台商開具紅字發票重點分析
下一篇
境外公司引發台資銀行監管風險分析

相關

熱門

看更多

看更多

留言

完成

成功收藏,前往會員中心查看!