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很多時候我們寫email的錯誤,是受到我們收到的email的影響。常有人那樣寫,以訛傳訛,看多了,就習以為常。很多過時的email句子,也經常一傳十,十傳百,變成了習慣。
過時的表達,文法也對,但外國人讀起來的感覺,也許就像我們讀「耑此奉覆、順頌勛綏、順候近祉」一樣不自然。一起來看幾個例子。
1.Dear Sir or Madam,
"Dear Sir or Madam"這種用法已經過時了。這稱謂表面上看起來很正式、又有禮貌,實際上是很虛假,因為寫信前連查一下對方的姓名、職稱,這些基本功都沒做。
2.To Whom It May Concern,
不管認不認識,寫email都不要用"To whom it may concern”,這聽著就像「有關的人請聽好」,沒禮貌,又沒誠意,就像我們現在寫信,也不用「敬啟者」一樣的道理。萬一真的不知道對方是誰,至少查一下部門或職稱,例如,寫求職信,可以寫:
Dear Hiring Manager,
寫給客服部門,可以用:
Dear Customer Service Team,
如果連最基本的資訊都沒有,可以用"Greetings",就像中文裡的「您好」。
3.I hope this email finds you well.
這是舊式商業書信裡很常出現的開場白,意思是「希望您收到此 email 時身體健康」,相當於我們常見或常用的「收信好」、「收信安康」之類的。老派的西方人也許還用,但這樣制式的問候,很容易被歸類成垃圾郵件。還有,像"I hope this email finds you well."這種問候並不適用於每一種場合,像陌生開發信,或求職信這類不認得對方的信,或者需要比較個人化的溝通,就不合適。
不用這句問候語開場,那用哪一句呢?給大家幾個參考:
•I hope you are doing well.
•I hope you are having a productive week.
•I hope you are having a great day.
•I hope you have enjoyed your recent holidays.
•It's a pleasure having to connect with you again.
更多替代說法,大家搜尋一下”I hope this email finds you well.”就會找得到。
4.Enclosed please find…
以前寄信都要封口,所以常用enclosed這個字,現在的email更常用attached。Attached please find也顯得拗口,白話一點比較好,例如:
Please have a look at the attached resume. 請查看附件中的履歷。
I have attached our company profile for you. 為您附上我們公司的簡介。
5. Yours sincerely /Yours faithfully
在非常正式的信件,像公文,還是會用“Yours sincerely” (您誠摯的) 與 “Yours faithfully”,這就相當於中文正式書信結尾處常用的「謹啟」。
如果知道收信人名字,結尾用“Yours sincerely” 落款 ,不知道對方的名字,才用 “Yours faithfully” (您忠誠的) 來結尾。一般商業往來,用較輕鬆的,例如“
.Regards, 致上問候
.Best regards, 致上最好的問候
.Kind regards, 致上親切的問候
.Warm regards, 致上溫暖的問候
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