數位沛方／善用數據 八步驟大進擊

「你們目前有在蒐集數據嗎？」「有啊，我們平常有用XXX觀看數據資料」「那你們平常都看哪些報表或數字？」「還好耶，就都看啊」「那有看出什麼所以然嗎？」「沒有耶…」

以上是我和許多企業進行輔導時，常會出現的對話情境。

從對話中可以發現，企業都表現出重視數據這件事情，但最後卻沒辦法從中幫助企業進行改善，最重要的原因之一，就是對於數據的好奇心不夠。而導致好奇心不高的原因，往往來自沒興趣或滿足現況。

其實，作為公司老闆一定會想要提升業績，也會不斷找各種方法來提升，但員工如果覺得這只是一份混口飯的工作、或是覺得反正業績只要達標不被罵就好，那就沒有足夠的好奇心，也不會主動去思考還能做什麼來增加營運。

因此，對於企業主來說，刺激員工具備好奇心及提升績效的動力，是非常重要的一個環節。但即便有好奇心，也還是需要懂得如何應用數據，以下簡單分享可以使用數據的步驟：

提出問題：每次看數據前，先想好自己今天有什麼目的，是想要提升業績？還是改善團隊工作效率？

拆解問題：試著問自己，當前業績或效率的不理想，可能的原因有哪些？

蒐集數據：這些原因的背後，是否有數據可以佐證？這一步非常重要，因為想要在組織推動任何事情，有數據說服力才會高。

分析數據：當我們找出數據之後，可以整理成圖表，幫助我們更容易閱讀並找出問題。

提出方向：當我們透過圖表找出問題後，就有機會提出優化精進的方向，但這階段先不用擬定太完整的內容，因為後續還有其他必須考慮的因素。

分享資訊：前面準備工作做好，就可以在周報、月報或專案會議上提出來分享給其他相關人員，這時候要記得，整理的圖表要淺顯易懂，讓想要溝通的對象能夠理解我們要表達的，後續才容易被採用。

規劃方案：獲得相關人員的許可後，才會開始真正投入規劃方案內容，畢竟沒有老闆的同意，我們在前面提出方向的過程中，如果就花一堆時間寫很細的資料，結果最後不被同意而沒預算，那反而是效率上的浪費。

蒐集回饋：當開始執行後，很可能會有些跟預設狀況不相符的情況發生，所以必須開始關注執行後的表現，無論是透過當事人或是其他關係人，都能讓我們了解計畫的推動是否有需要改善的地方，而這就又回到前面提到的，必須要有好奇心，因為有好奇心，才會想去追蹤了解當事人的反應，進而思考如何精進。

以上，是關於企業想採用數據做改變時，可以採取的一些步驟，這也和管理上常談到的PDCA循環非常類似，只有不斷精進，企業才能保持競爭力，在變動環境中持續成長。