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管理錦囊/四大關鍵 提升管理效能

本文共1171字

經濟日報 黃聖閔(電商陪跑社社長/撼星數位行銷總經理)

作為企業經營者或營運管理者,你是否曾面臨過下屬未能如期完成任務的困境?當上級交辦任務後,管理者的角色不僅是分解目標並指派執行人員,更需要確保工作能夠在預定時間內達成。然而,許多管理者會困惑:「為什麼下達的指令經常無法如預期執行?」

其實,問題不在於職位的高低,而在於管理方法是否到位。在此分享優秀管理者必備的四大要點,幫助你提升管理效能,打造高績效的團隊。

一、聚焦結果,而非干預執行:管理者的一大通病是過度干預執行細節。當下屬在執行任務時遇到瓶頸,不少管理者會選擇跳下去「手把手」指導,甚至代為完成部分工作。

然而,這樣的行為往往導致團隊養成依賴心理,進一步降低主動性。

真正的優秀管理者應該專注於結果導向,而非執行細節。在指派任務時,應明確告知期望的結果與時間節點,例如:「9月30日前,我要看到官網改版的完整企劃書」。至於如何完成企劃書,則交由下屬自行規劃。

如果任務未按時完成,這時才來分析問題,提供適當的資源與協助。這種管理方式既能培養下屬的自主性,又能確保工作進展如期、如質、如預算完成。

二、讓下屬承擔責任,避免過度保護:當團隊成員的任務未能如期完成,管理者往往會在上級面前為其找理由,例如:「他最近家裡有些問題,可能分心了」。然而,這樣的行為不僅無助於提升團隊效能,還可能削弱下屬的責任感。

身為專業的工作者,應該對任務結果負責。管理者應帶領團隊正視問題,分析任務未完成的原因,並從中學習與改進。讓下屬承擔結果的責任,不僅有助於他們的成長,也能讓團隊逐步建立責任共擔的文化。

三、負責任的溝通,確保信息準確傳達:「我已經說過了,但結果卻不如預期」,這樣的情況在管理中屢見不鮮。負責任的溝通不只是「有說」,而是要確保對方完全理解。

負責任溝通有兩個關鍵,首先要用對方聽得懂的語言,溝通方式應因人而異,正如行銷須針對不同受眾調整表達方式。

對直來直往的人,可直接簡潔說明;對需要比喻的對象,則適當運用故事或例子。此外,避免使用過多術語,以免增加溝通障礙。

其次是確認對方是否理解:單方面的傳達不足以確保訊息被完全接收。在指派任務後,請下屬複述他們的理解,確認彼此是否對任務目標有一致認知。這樣可以有效避免因認知差異導致的執行偏差。

四、預留緩衝,避免最後一刻救火:在管理任務時,切勿將所有工作壓到最後一刻完成。優秀的管理者應懂得預留緩衝時間(Buffer),在正式的截止日(Deadline)前,安排檢核進度。

例如,若任務的截止日為9月30日,可以在9月27日進行進度檢查,及時發現問題並做優化。大型項目更可拆分為多個階段性任務,每周檢核一次,確保進度與質量始終掌握在控制範圍內。

卓越的管理者不是天生的,而是要通過不斷學習與實踐逐步成長。管理的核心在於清晰的溝通與合理的責任分擔。如果管理者真誠且具有同理心,團隊成員必然會感受到,並願意與你攜手邁向目標。

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